Mettre en place une signature électronique, c’est s’assurer de l’identité de la personne qui signe le document numérique et de l’intégrité du document signé. Comme les signatures manuscrites, les signatures électroniques font foi devant toutes les juridictions françaises ou européennes, surtout faisant face à cette pandémie de covid-19. Lorsque les signatures numériques ont le plus haut niveau de sécurité et sont validées par une autorité de certification. Elles ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites, c’est-à-dire la même valeur de preuve en cas de litige. Mais comment faire un dépôt de signature électronique ?
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique est un procédé technique qui assure l’intégrité des documents électroniques et vérifie l’identité de leurs auteurs au même titre que les signatures manuscrites sur les documents papier. Cependant, sachez qu’une signature électronique n’est en aucun cas un scan ou une reproduction d’une signature manuscrite, même si elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. En conséquence, le signataire fournit un consentement juridiquement contraignant en signant avec une e-signature. Il impose plus que les signatures manuscrites aux auteurs. Les signatures électroniques doivent être mises en œuvre à l’aide d’un logiciel certifié afin de répondre à tous les critères légaux requis pour qu’une signature électronique soit valide.
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Comment fonctionnent exactement les signatures électroniques ?
Les signatures électroniques sont difficiles à comprendre, car elles ne sont pas visuelles, contrairement aux signatures manuscrites faites uniquement avec un stylo. En termes simples, une signature électronique est une séquence de caractères. La plupart des processus de signature électronique sont basés sur le cryptage asymétrique, une méthode de cryptage conçue pour assurer la confidentialité des données. Pour avoir une valeur juridique réelle, une signature électronique doit répondre à deux conditions. Attribut d’identification : L’identité du signataire doit être vérifiable par un certificat électronique. Attribut d’intégrité : Entre la signature et la consultation, le document signé doit être signé via une plate-forme d’authentification spéciale pour s’assurer qu’il n’a pas été altéré.
Étapes pour mettre en place une signature électronique dans votre entreprise
Les entreprises souhaitant construire des signatures électroniques doivent analyser leur utilisation en fonction du niveau de sécurité requis par les risques juridiques et financiers ou les restrictions réglementaires. De même, vous devez définir des priorités. Privilégiez-vous la sécurité à l’expérience utilisateur ? Quelles solutions envisager pour coller à l’image et aux valeurs de notre entreprise ?
Étape 1 : Armez-vous d’un certificat signé numériquement. Un certificat numérique est une véritable pièce d’identité professionnelle qui répertorie le prénom, le nom, le titre et le nom de l’organisation dans laquelle il travaille. Il doit être émis par une autorité de certification tierce de confiance, telle que ChamberSign, qui garantit l’identité du signataire et de son sujet.
Étape 2 : Obtenez une solution de signature électronique. Il existe différents outils de signature électronique. Premièrement, il s’agit d’une solution de signature électronique sécurisée basée sur le Web qui s’intègre facilement aux solutions d’entreprise. Des logiciels sur les postes clients qui peuvent ensuite signer des documents en masse ou individuellement. Enfin, une solution capable de générer des schémas de vérification de documents et des co-signatures.
Étape 3 : Identifiez-vous dans le PDF et signez-le numériquement.
Étape 4 : Inscrivez-vous par voie électronique. Vous pouvez cliquer sur le bouton de la souris et faire glisser le curseur sur la zone où vous souhaitez placer votre signature numérique. Vous serez ensuite invité à sélectionner un certificat pour signer le document avec une signature numérique. Saisissez ensuite le code PIN qui sécurise le certificat de signature électronique. Les documents sont signés électroniquement en quelques secondes. Le document est verrouillé et un lien est créé avec votre identifiant dans le certificat.